Z hlediska četnosti je v rámci ERP řešení pro TV NOVA nejvýznamnější zpracování dodavatelských faktur, kterých je cca 30 tisíc ročně. Vše ostatní má menší četnost: nákupních objednávek je méně než faktur, protože často se jedna nákupní objednávka využije pro likvidaci více faktur. A smluv je ještě méně než objednávek, byť jejich příprava je náročnější.
Bezpapírová alokace a schvalování dodavatelských faktur funguje v TV NOVA už několik let. V první verzi ale byla pouze převedením původního procesu do bezpapírové podoby. Až do loňského roku každá faktura, ať byla dodána ve fyzické nebo elektronické podobě, musela být v papírové podobě naskenována. Bezpapírový proces tedy vždy začínal papírem a tisk faktur, které přišly v elektronické podobě, nebyl zrovna vnímám jako „green“ záležitost. Po scanu byly atributy faktury ručně opsány a následně v systému xeelo, v TV NOVA ale známém jako „MDM“, byla faktura poslána na alokaci. Alokací/likvidací je myšleno spárování s objednávkou, vytvoření dodacího listu k řádkám objednávky a následně schválení dle podpisového řádu. Při spuštění „MDM“ v roce 2017 nebylo ještě ze strany businessu akceptovatelné, aby číslo objednávky bylo povinné už při prvním vstupu faktury do ERP systému, muselo tedy vzniknout také flow, které fakturu místo k alokátorovi přesměruje k finančním analytikům, kteří alokátora určí. Doposud jeden člověk, resp. tým, tedy s jednou fakturou pracuje opakovaně – předává fakturu účtárně a ta se následně vrací kvůli alokaci, účtárna fakturu zadá do systému a ta se po schválení vrací k zaúčtování zahrnujícím i vše, co souvisí s DPH.
Někdy má smysl postupovat směrem k cíli drobnými krůčky a jindy je lepší začít na zelené louce. V případě dodavatelských faktur jsme se paralelně s přípravou nového ERP rozhodli právě pro několik drobných krůčků místo přešlapování na místě.
Usnadnilo nám to stále větší využití SmartFP - webová platforma v TV NOVA a na podzim 2022 informace od Dalibor Němec, že mají k dispozici modul pro zpracování faktur. I když v té době nebyl ještě dokončen výběr nového centralizovaného řešení ERP řešení pro celou CME, odhadli jsme, že jednoduchý vendor collaboration portal, tedy bezpapírové flow předřazené před standardní ERP funkcionalitu, které umožní fakturu bezpapírově podat, třeba i přímo dodavatelem, nebude Out Of The Box funkcionalitou nového ERP. Tento odhad se později ukázal jako správný.
Se SmartFP jsme se zaměřili na alespoň částečný posun v oblastech, které byly slabou stránkou xeelo/MDM, tedy:
1) Tisk a scan faktur obdržených v elektronické podobě
2) Eliminaci telefonické, e-mailové, případně Teams komunikace při předávání faktury účtárně
3) Absence vyčítání (QR,isdoc,OCR)
Pro integraci se stávajícím systémem jsme šli cestou nejmenšího odporu. Z pohledu účtárny i následujících procesů je jedno, zda-li PDF s fakturou přišlo ze scanneru nebo „virtuálního“ scanneru SmartFP. Rozdíl je v tom, že na fakturách ze scanneru je nalepen štítek s čárovým kódem s jedinečným číslem a při předávání ze SmartFP se v určitých případech daří přidávat vyčtené atributy faktury, což snižuje náročnost opisu.
Zadání do SmartFP je možné zadavatelem mimo účtárnu (např. produkce seriálu Ulice, která je fyzicky na druhé straně Prahy). V rámci SmartFP probíhá předání účtárně, které po kontrole fakturu posílá do starého ERP.
SmarfFP přineslo možnost vyčítání PDF. Preferujeme faktury s isdoc, případně QR, ale je možno i Digitoo.ai, což také ve spolupráci s Ondřej Surý testujeme.
Tok faktur jsme do SmartFP začali od jara 2023 převádět postupně. Bylo třeba ladit frontend, uživatelská práva i integraci na starý ERP. V minulém týdnu jsme zaznamenali doposud nejvyšší podíl faktur zpracovaných přes SmartFP – 56,6% vs 43,4% tradičním způsobem přes scanner. Celkem už bylo přes SFP podáno více 10.000 faktur a každý týden přibývá několik stovek.
Důležité je, že vše, co se v SmartFP připravilo zůstane funkční i s novým ERP D365. A nejde jen o frontend či uživatelská práva. Časově náročný trénink uživatelů a léčba dětských nemocí už proběhly v předstihu před finální fází výměny ERP. Nyní se jen ve správný okamžik přehodí výhybka v integraci ze starého na nový ERP 😊
S novým ERP ale bude SmartFP spolupracovat mnohem sofistikovanějším způsobem! O tom ale zas někdy příště.