90% DODAVATELSKÝCH FAKTUR BEZPAPÍROVĚ!
V 8. týdnu podíl dodavatelských faktur, které přišly do účtárny TV NOVA bezpapírově prostřednictvím SmartFP - low-code webová platforma, poprvé překonal 90%! Přesně to bylo 91,9%.
Zbývající faktury účtárna převzala v papírové podobě a vstup do ERP tedy proběhl klasicky přes scanner.
Souběžně s tím probíhá u několika stovek externích spolupracovníků přechod na elektronické výkazy práce. S tím úzce souvisí jejich elektronická fakturace. Jde o externisty, jejichž činnost je koordinovaná Dispečinkem TV NOVA.
S ostatními dodavateli, kteří ještě předávají faktury fyzicky, se snažíme domluvit na možnosti, aby faktury posílali jako PDF. Má to samozřejmě své meze. Kde by to pro obě strany znamenalo příliš velké úsilí, zůstaneme zatím u papíru a jeho scanu.
Ne všechny faktury, které účtárna převezme elektronicky, ale do TV NOVA přišly v elektronické podobě🙁. V některých případech fakturu scanuje ten, kdo fakturu od dodavatele převzal a za její likvidaci je odpovědný a následně ji předá účtárně přes SmartFP. Toto je samozřejmě skrytá vada 90% bezpapírovosti a vylepšuje to zdání bezpapírového procesu.
Dokonalé 100% bezpapírovosti ve všech fázích cesty faktury od dodavatele k zaúčtování dosáhneme zřejmě až s plnohodnotnou e-fakturací. Doufejme, že to bude dříve než v roce 2030, alespoň pro plátce DPH.
Ve výsledku nejde jen o bezpapírovost, ale také o možnost fakturu bez QR/ISDOC/OCR vyčítání automaticky zpracovat až po její vstup do kontrolního hlášení DPH.
Přes všechny drobné vady na kráse je tedy bezpapírovost u dodavatelských faktur v TV NOVA na dosah. Následuje tak bezpapírovost prodejních objednávek/smluv, se kterou se díky Signi začalo už před 4 lety. Před námi je přechod na plně bezpapírové workflow u smluv, což zahrnuje vyřešení jejich elektronického podpisu a zatím se nám to daří jen ve skromném počtu. Samostatnou kapitolou jsou pak účtenky za platby Direct Fidoo kartami, kde sice máme bezpapírové schválení a proces na straně účtárny, ale plná bezpapírovost je výjimkou a nastává jen v případech, kde daňový doklad lze získat elektronicky (např. účtenka z Lidl Česká republika aplikace) a držitel Fidoo karty je ochoten doklad stáhnout a do Fidoo aplikace nahrát.
Jaké jsou další mety v optimalizaci zpracování dodavatelských faktur v TV NOVA? Na řadě je nový číselník položek (kódů činnosti), které přispějí k tomu, aby účtárna nemusela měnit nevyhovující analytické účty odvozené od položky. Pak už bude čas na analýzu zásahů účtárny při účtováním faktur. V ideálním případě by mělo vše, co se týká DPH a účtování faktury, přijít jako návrh ze SmartFP, který účtárna jen potvrdí. Pak by se celé workflow faktury, od vstupu, přes schválení až po platbu, mohlo vejít, v ideálním případě, v součtu do 10 kliknutí myší.