Do nového ERP systému TV NOVA může dodavatelská faktura přijít třemi způsoby, které se liší mírou automatizace. Více v tomto článku.
📄 Tři cesty faktury k zaúčtování
V novém ERP řešení TV NOVA jsou tři různé způsoby zpracování dodavatelské faktury, které se liší stupněm automatizace.
V souvislosti s účtováním faktur je třeba zmínit, že u nákupních faktur a to vč. zálohových, probíhá vždy matching s nákupní objednávkou, resp. s dodacím listem k příslušným řádkům nákupní objednávky, resp. objednávek. Řádka nákupní objednávky pak určuje klíčové dimenze: nákladové středisko, položka, tzv. item (režijní zakázka nebo výrobní kód činnosti) a v případě výroby také číslo pořadu.
Potřeba existence schválené nákupní objednávky s dostatečným limitem a nutnost vytvoření dodacího listu jsou v rámci zpracování faktury klíčovými faktory, které výrazně omezují potenciál QR, isdoc či OCR vyčítání pro automatizaci zpracování faktury, protože lze využít pouze hlavičkové údaje faktury, resp. nelze z položek faktury jednoduše vytvářet řádky účetního deníku/dokladu. Z hlediska business procesu vytvoření objednávky a dodacího listu probíhá mimo účtárnu, zatímco zadání hlavičkových údajů faktury a následné zaúčtování a platby jsou na účtárně, resp. Sekci financí TV NOVA.
Prvním způsobem, s nulovou automatizací, je faktura do D365 zadávána ručně a to bez ohledu na to, jakým způsobem do účtárny přišla. I v případě, že faktura byla účtárně předána bezpapírovým workflow v SmartFP - webová platforma nebo poslána fyzicky či jako PDF e-mailem, vstup do D365 vždy probíhá ručně. Na tuto možnost dojde pouze ve specifických případech, např. u zálohových faktur, kdy integrace mezi SmartFP a D365 (zatím) neumí předat informace D365 a ruční opis je s ohledem na četnost akceptovatelné řešení. Faktury, které nebylo možnost předat přes integraci do D365 nebo se jejich přenos nepovedl, budeme analyzovat a v případech, kdy z hlediska četnosti a komplexnosti to bude dávat smysl, se budeme snažit počet ručně zadávaných faktur minimalizovat.
Druhým způsobem je částečná automatizace, tj. omezení ručního přepisu právě hlavičkových údajů faktury účtárnou. Jak už bylo výše uvedeno a podrobněji popsáno v článku https://www.linkedin.com/posts/marek-svatos_tvnova-smartfp-d365-activity-7222295970921795586-zMV1?utm_source=share&utm_medium=member_desktop, dodavatelské faktury se podávají prostřednictvím SmartFP, které zajišťuje nejen cestu faktury uvnitř TV NOVA, ale i vyčtení faktury. A zde také vstupuje do řešení CloverDX, integrační a automatizační platforma, kterou TV NOVA používá od roku 2019. Právě CloverDX server přebírá data faktury ze SmartFP a předává je D365. CloverDX nezajišťuje jen jednosměrné předání informací v podobě json souboru, CloverDX má prostřednictvím technologie OData přístup k datům v D365 a před nahráním faktury do D365 může provést celou řadu kontrol, které minimalizují pravděpodobnost, že přenos faktury do D365 selže nebo že se zaseknou či skončí chybou následné operace s fakturou v D365. Ověřit lze status dodavatele v D365 i ARES, existenci bankovního účtu uvedeného na faktuře a jeho zveřejnění, limit nákupní objednávky atd. Při druhém způsobu tedy zdaleka nejde jen o automatizaci zápisu faktury do D365 registru faktur ale i automatizaci kontrol spojených hlavně s hlavičkovými údaji faktury.
Třetím způsobem je automatizace přenosu faktury do D365 spojená s vytvořením dodacího listu a jeho matchingem s fakturou. Využití této možnosti předpokládá dostupnost alokačních not, tedy instrukcí, jaká kombinace nákladového střediska, položky, projektu a částky má být použita. V TV NOVA jsme zvolili přístup, že nehledáme v D365 vhodné řádky objednávky, ke kterým se vytvoří dodací list, ale máme objednávky, na kterých je jedna otevřená řádka a jejím dělením vytváříme vždy nové řádky s potřebnou kombinací dimenzí, které se vzápětí využijí na dodacím listu. V rámci dělení řádek objednávky může dojít ke změně hodnoty atributů jako je projekt, a proto je důležité, aby podklad pro alokaci byl věrohodný a schválený nebo aby sama faktura byla následně schválena, jestli se věcně neodchýlila od původně schválené objednávky. Schválená, např. roční objednávka, tak není v TV NOVA bianco šekem pro likvidaci, zaúčtování a platbu jakékoliv faktury. V současné fázi implementace ERP je jako podklad pro automatické vytvoření dodacího listu možno využít výkaz práce, který vzniká ve specializovaném produkčním systému a každá položka podléhá schválení. A opět je zapojen CloverDX, který má přístup k datovým zdrojům v SmartFP i produkčním systému PROVYS. Od výkazů – tedy timesheets – získal třetí způsob svoje jméno – timesheetová integrace. Výkazy jsou ale jen začátek a timesheetovou integraci bychom chtěli využívat pro více a více faktur, přičemž alokační noty budou vznikat nejen z výkazů, ale i z položek faktury, příloh nebo právě automatickým vyhledáním vhodné existující řádky otevřené objednávky v D365. I tomto případě zřejmě z důvodu simplifikace dojde k dělení řádky a to i když řádka, která vznikne, bude z hlediska kombinace dimenzí shodná s výchozí řádkou.
Ve druhé a třetí variantě vstupu faktury do D365 hraje důležitou roli CloverDX, který umožňuje minimalizovat customizaci D365 a SmartFP i dalších systémů. Proč považujeme v TV NOVA využití dalšího (ETL) systému za efektivnější než customizaci jiných součástí modulárního ERP, bude téma na samostatný článek.
Kolik faktur bude po GO-LIVE nového ERP procházet jednotlivým způsoby zatím jen odhadujeme a doufáme, že podíl třetího způsobu bude postupně vzrůstat, až dokud nedosáhneme ke 100%.