JAK NA ISDOC VI.
isdocMessage v účetní službě
V rámci toho, jak se mohou odesílat a přijímat faktury a jak se dá organizovat vedení účetnictví, existuje celá řada scénářů. Ten nejjednodušší je, že se na jednom počítači vystavují a evidují faktury a zároveň se na něm vede účetnictví. Nebo že ve firmě se na likvidaci, schvalování a účtování faktur podílí mnoho lidí, ale navenek existuje jeden vstupní bod, který přijímá faktury. Ve světě bez isdocMessage to je sběrný e-mail nebo portál pro nahrávání faktur přímo dodavateli.
Vedle těchto základních scénářů je celá řada variant, které umožňují rozličné využití isdocMessage. A platforma isdocMessage je musí umožnit, protože její přijetí je podmíněno minimálními požadavky na procesní změny. Od začátku to musí být neoddiskutovatelné usnadnění práce a úspora času i financí. Tedy v případě účetních služeb „win“ pro klienta i „win“ pro účetní firmu.
Ne každá firma má a potřebuje jeden zdroj pravdy, takže vedle úplně nesystémového přístupu (faktury z Wordu a ruční přepis do účetnictví) je celá řada variant.
Např. na jednom PC se vede účetnictví a evidují došlé faktury, a na jiném se vystavují faktury. Pokud se tato situace řeší např. využitím Pohoda + mPohoda, může to fungovat celkem efektivně.
Co ale případ, kdy se na jednom počítači vede sklad a faktury se rozepisují po položkách a na druhém počítači se vede účetnictví a systémy jsou oddělené a mohou být od různých výrobců? Synchronizace je sice teoreticky možná, ale v praxi nereálná – nejsou k dispozici nástroje ani zkušenost a není na to ani ekonomický tlak. Pokud tedy účetní stačí účtovat pořízení a vyskladnění agregovaně a zůstatek analytického účtu je OK, není asi co řešit.
V takovém případě pomůže, když isdocMessage platforma bude schopna jednu fakturu doručit do několika počítačů současně, tedy k jednomu IČO bude několik kombinací IČO + licenční klíč software.
Kavárenský scénář ☕🍷
Majitelka kavárny nakoupí ve velkoobchodě krabicové mléko 🥛, smetany a různé druhy kávy ☕ a alkoholických nápojů 🍸. Její IČO je registrované v platformě isdocMessage. Faktura se tedy od dodavatele přenáší prostřednictvím isdocMessage do počítače, kde vede sklad 📦, a zároveň je přenesena i do PC její účetní 👩💻. Z položek faktury se díky ISDOC automaticky provede naskladnění ✅.
Odpoledne a večer je kavárna rezervována místní firmou pro večírek 🎉. Když druhý den ráno vystaví podnikatelka fakturu s vyúčtováním večírku 🧾, tak faktura je nejenom přenesena odběrateli 🏢 a současně i účetní, která kavárně vede účetnictví. Fakturu má tak současně účetní firmy, která si objednala večírek (a může co nejrychleji zařídit platbu, poté co se probere z kocoviny 😅), ale i účetní, která vede účetnictví kavárně a může ji rychle zaúčtovat, aby se mohla spárovat s příchozí platbou.
Platformu isdocMessage tedy půjde nakonfigurovat i tak, aby vydané faktury nešly jen odběrateli, ale také aby vstoupily do jiného programu, který pracuje se stejným IČO – do knihy vydaných faktur.