Proč je pro TV NOVA řešení pro contract lifecycle management tak důležité a proč jde o jednu ze základních součástí ERP řešení?
📄 XEELO předává štafetu ICERTISu
Proč je pro TV NOVA řešení pro contract lifecycle management tak důležité a proč jde o jednu ze základních součástí ERP řešení?
Smlouvy jsou nedílnou součástí nákupního procesu v TV Nova. Naprostá většina finančních prostředků vydávaných na výrobu a nákup pořadů nebo jako režijní náklady je podložena smlouvou.
Rozlišujeme 3 základní typy smluv a dodatků:
Nešablonové – text vzniká mimo systém, obvykle ve Wordu. Smlouvu dodává protistrana nebo vzniká v Právní sekci TV Nova
Šablonové – smlouvu vygeneruje přímo zadavatel (např. produkční pořadu) zadáním atributů smlouvy do příslušného formuláře. Pokud jde o smlouvu do určitého finančního limitu, nejde vůbec na kontrolu právníkem a věcné+finanční schválení, tzn. zadavatel ji má k dispozici prakticky okamžitě - pouze zkrácené workflow
Šablonové s úpravou. Vzniká stejně jako šablonová, ale zadavatel potřebuje provést úpravu smlouvy, kterou musí udělat právník (např. přidat odstavec)
V TV NOVA vznikají tisíce nákupních smluv a dodatků ročně. Do roku 2017 bylo využíváno řešení vytvořené v Lotus Notes. Od roku 2017 se pro contract management používá systém Xeelo (uživateli nazývaný „MDM“).
Díky Xeelo se oběh smluv v posledních 7 letech výrazně systematizoval a zefektivnil. Smlouvy i dodatky se zadávají přes systém. Pro některé typy smluv se intenzivně využívají šablony, tj. tvorba smluv je šablonizována.
Při účtování faktury navázané přes nákupní objednávku na smlouvu je nastavena systémová kontrola, zda-li je smlouva v archivu a je tak možné následně po zaúčtování faktury provést platbu. Nutnost mít smlouvu v elektronickém archivu z důvodu platby jejího plnění se ukázalo jako velmi užitečné opatření, které minimalizovalo případy, že se originál podepsané smlouvy včas nezarchivuje.
V Xeelo jsou nyní archivovány desítky tisíc smluv a postupně se prosadilo jako one-source-of-truth pro smlouvy a nahradilo různé elektronické složky či fyzické archivy smluv. Etablování Xeelo jako one-source-of-truth přispělo na začátku rozhodnutí, že dodatek je možné vytvářet jen pokud je v systému i původní smlouva, která nemusela ale přijít migrací ze systému Lotus. To znamenalo zajistit od začátku kapacitu pro tzv. domigraci smluv, tj. dohledávání a vkládání starých smluv do systému. To bylo svěřeno toho času brigádnici, dnes již Digital Learning Specialist Aneta Matějová, která se postupně stala supportem celého Xeelo objektu smluv, vč. tvorby šablon.
Xeelo tedy odvedlo velký kus práce, ale stále šlo o customizaci systému primárně vytvořeného pro workflow a master data management. Ve verzi využívané v TV NOVA mu chybí podpora Microsoft Word, tj. soubory je kvůli editaci nutno ukládat mimo systém. Šablony jsou uloženy v HTML a není možný přechod ze šablonové smlouvy na nešablonovou – např. v případě požadavku na rozsáhlou úpravu nelze jednoduše využít Microsoft Word. Úpravy šablon nelze snadno přenášet do jiné smlouvy. Nemá fulltext ani integraci elektronického podpisu.
Díky Xeelo se TV NOVA naučila využívat contract management řešení pro svoji práci a v některých střediscích byla dosažena vysoká míra šablonizace. Zároveň jsme si skrz práci v Xeelo uvědomili, co nám v Xeelo chybí – tedy např. podpora práce s Wordem a fulltextem.
Při výběru nového ERP řešení se postupně ukázalo, že žádný ze zvažovaných systémů (D365, SAP, NetSuite) nemá modul pro contract management na úrovni, která by pro CME a TV NOVA znamenala vyřešení nedostatků Xeelo a přinesla kvalitativní krok dále. Ukázalo se, že contract lifecycle management se stal samostatným oborem a je vhodnější integrovat specializované řešení, než se pokoušet o customizaci standardního ERP.
Spolu s D365 byl zvolen Icertis, podle Gartner i jiných zdrojů jde v současné době o špičkové řešení pro contract lifecycle management a to na celosvětové úrovni.
Icertis jde cestou cloudového řešení a má hluboce integrovaný Microsoft Word, v jeho webové i desktop verzi. To dává smysl, protože Word je pro právníky základním pracovním nástrojem, prošel desítkami let vývoje a z hlediska práce s textem nemá smysl znovu objevovat kolo. V základní variantě lze tedy Icertis využít jako nástroj pro zadání, revizi, schválení, podpis, archivaci a v neposlední řadě jako elektronický archiv nejen textu a atributů, ale celé řady dalších informací včetně příloh spojených se zadáním až podpisem smlouvy.
Implementace Icertisu je specifická. Na jednu stranu je třeba vždy hledat řešení v rámci standardní funkcionality (Out Of The Box), na druhou stranu je možno vytvářet opravdu komplexní contract types se stovkami atributů a pravidel. Testování je tedy velmi intenzivní.
S ohledem na to, čeho bylo v oblasti contract managementu dosaženo s pomocí Xeelo, jsou ambice TV NOVA v rámci nového řešení vysoké. K migraci do Icertisu i práci s ním z pohledu různých uživatelů se budu ještě vracet v dalších příspěvcích.