Zachrání TV NOVA ISDOC?
Druhé čtvrtletí letošního roku bylo prvním, kdy plně naběhlo bezpapírové podávání dodavatelských faktur do účtárny prostřednictvím SmartFP - low-code webová platforma. Bezpapírově bylo podáno 96,6 % z téměř 8 000 faktur. Fyzicky tedy účtárna přijala už jen necelých 300 faktur, přičemž většina pocházela od pouhých dvou dodavatelů, se kterými se nám zatím nepodařilo dohodnout na bezpapírovém předávání.
Do určité míry však stále přetrvává tzv. Potěmkinova digitalizace – například když produkční pořadu převezme fakturu v papírové podobě, sám ji naskenuje a následně předá účtárně přes SmartFP.
V rámci úvah o dalším postupu jsme se rozhodli oslovit naše dodavatele s žádostí o fakturaci ideálně ve formátu ISDOC, případně alespoň s QR kódem. Díky zapojení naší integrační a automatizační platformy CloverDX do toku faktur máme přesný přehled o tom, kteří dodavatelé již ISDOC používají, kdo využívá QR kód a kdo zatím žádný z těchto prvků neimplementoval. Zároveň sledujeme, kde vyčítání ISDOC nebo QR selhává – ať už částečně, nebo úplně. Samostatnou kapitolou jsou pak ISDOC faktury, které prošly tiskem a skenem, čímž se ztratila jejich strojově čitelná podoba ☹
Komunikaci směrem k dodavatelům chceme personalizovat podle jejich konkrétního způsobu fakturace a navrhovat jim konkrétní kroky – například úpravu nastavení systému tak, aby se ISDOC ukládal do PDF.
Stejně jako loni, i letos v létě můj tým posílí několik stážistů. Pomoc s tímto úkolem bude jednou z jejich aktivit. Plánujeme otestovat nejčastěji používané systémy pro vystavování faktur, ověřit jejich podporu ISDOC a na základě srovnávacího testu doporučit vhodná řešení těm dodavatelům, kteří stále fakturují například ve Wordu nebo Excelu.
Zároveň hledáme způsob a nástroj, který by dodavatelům umožnil před odesláním faktury TV Nova ověřit, že jejich ISDOC skutečně obsahuje všechny potřebné informace. Tím bychom eliminovali neefektivitu při vstupu faktur do ERP a komplikace spojené s vyčítáním prostřednictvím OCR služeb (v našem případě Digitoo.ai a Dokladovna s.r.o.).
Dokážeme během příštích 12 měsíců proměnit polovinu všech dodavatelských faktur na ISDOC?